見える化で会議を効率よくしよう!誰でもできる簡単な方法を紹介!

会議、ファシリテーション

こんにちはkurosaikiです。今回は会議を効率よく運用するために見える化(視覚化)することのメリットや方法について解説していきます。

会議に参加していて苦痛に感じるのが、議論のブレと結論をひっくり返す発言ではないでしょうか。今回は見える化によってそうしたブレを防ぎ、参加者が納得できるような会議にするための方法をお伝えします。

以下詳しく説明していきます。

会議を見える化して効率の良い会議をしよう!

 

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会議を見える化するメリット

頭の中には議論の内容は残らない

会議を見える化する一番のメリットは頭の中の記憶に頼らなくてよくすることです。

人間の短期記憶は持って1分程度と言われています。会議を見える化しないことによって話した内容が記憶から抜けて同じ話をしてしまったり、白熱すると何のための話し合いか忘れてしまう方もちらほら出てきてしまいます。

会議を見える化することでそうした短期記憶に頼った議論を防ぐことができます。

参加者に安心感と責任感を与える

話した内容が見える化することのもう一つのメリットは、自分がその会議で発言した内容がきちんと記録されることで自分の意見が尊重されているという安心感と自分の発言への責任感を持ってもらうことができるということです。

自分が発言しても何の意味もないと感じてしまうと、どうしてもその会議へ参加する意欲を失ってしまいますよね。

また、何を言っても形に残らないとなれば自分の発言への責任感も薄くなりがちになります。

議論を参加者に客観的にみてもらうためにも見える化は意味を持ちます。

会議だけでなく考えていることを視覚化すると、考えていることを客観的に見れるよ!

情報共有に活かせる

会議の内容を見える化して形に残すことで、どのような議論がされた上でその会議での結論が出たのかということが、参加者にも参加していない人にも共有することができます。

会議に参加していた人でも、形に残るものがなければどうしてその結論に至ったのかということを忘れてしまうことがあります。

情報の共有が参加者の参加意識を高める!

ましてや会議に参加していない人たちにとっては、会議の結論を伝えるだけではその意図やプロセスがわからずに反発を抱くこともあるかもしれません。

会議の内容を見える化することで、参加者にも参加していない人にもそのプロセスを共有することができます。

見える化するための第一歩

紙とペンがあれば準備OK

見える化(視覚化)などというと、大仰なスキルのように思えますが、始めるためのハードルはそんなに高いものではないです。

まず、ホワイトボードとペンを用意しましょう。ホワイトボードでなくても紙でも構いません。

その紙を壁に貼って準備は終了です。

ちなみにホワイトボードがない場合でも壁に静電気で貼ってどこでもホワイトボードにできる紙があります。場所がなかったりホワイトボードがない場合には代用することができます。

話し合いによってはふせんなども使うよ!

会議の初めに記録を取ることを了承してもらう

会議の初めに今回は自分が会議の内容をメモに取ることを了承してもらいましょう

会議を公にメモにすること自体に反対する人は、余程の秘密会議でない限りは了承されるでしょう。

しかし最初に断りを入れておくことで、あなたの書いたメモは参加者全員にとっての記録となります。何も言わずに書き始めるよりもあらかじめ一言断りを入れた方が、そのメモの立ち位置を明確にしてくれます。

共通の内容を線で結ぶ、丸で囲む

会議が始まったら、ひとまず発言内容をメモしていきましょう。

その際重要なキーワードだけで構いません。一言一句メモすると逆に煩雑になってしまいます。内容は簡潔に、それでいて発言の内容を押さえたものにしましょう。

いろいろな意見が出てくる中で、共通のものや繋がりがあるものを線で結んだり、3つ以上共通のカテゴリーで分けられるものであれば丸で囲んだりしましょう。

そうすることで、雑多な個々の発言にある共通点が明確になり、より議論を効率よく行うことができるようになります。

無理に結びつけたりしなくてもいいよ!ただ書くだけでも十分見える化できてるよ!

キーワードや見出しには色をつける

議論していく中で話の本筋につながるキーワードや共通点となる見出しなどには色をつけると、一層わかりやすいものになるでしょう。

その際には赤やオレンジ色などの明るい色を使うと、見る人からもその部分の文字が浮き上がって目立つようになり人の理解を助けることにつながります。

ただしあまりに多くの色を使ってしまうと、重要な部分に目がいかなくなり埋もれてしまいますので、使用する色は3色程度に留めておきましょう

見える化を活かすポイント

全員に見えるようにする

会議を見える化するポイントは全員からいつでも全体が見えるように座席の配置を工夫することです。

どんなに見える化してもそれが見えない人がいるようであれば、会議への参加意識は薄れることでしょう。

見える化した内容を記録する、掲示する

会議で見える化した内容はすぐにでも議事録として参加者全員に共有することが望ましいです。

共有する方法としては、

・議事録に起こして配布する
・見える化した内容を撮影して配布する
・目につくところに掲示する
・画像ファイルとして送付する

そうしたことで話し合った内容が参加者から薄れることを防ぐことができます。

さらに掲示などをすれば参加していない人からもどのような会議であったのかがわかります。

話し合った内容を共有することで、それをみた人たちの参加意欲を高めることができます。

会議の結果を共有できると、一体感が生まれるよ!

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は「会議の見える化」についてメリットと簡単に始められる方法についてお話ししました。

見える化(視覚化)が上手になるためには、実践と経験が欠かせません。紙とペンを用意して書き始めれば、もうあなたはファシリテーターとして会議を運用する立場になります。

多くの会議を通して、より活発で効果のある会議になるように実践生していきましょう!

そのほかの会議の手法については過去の記事でも扱っておりますのでそちらもご覧ください。

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